I.
I.
LƯU ĐỒ QUY TRÌNH:
 BƯỚC |
TRÁCH NHIỆM
|
LƯU ĐỒ
|
T. LIỆU / B.
MẪU
|
|
01
|
Phòng Kinh Doanh
|
 |
Theo
yêu cầu của khách hàng.
|
|
02
|
Phòng Kinh Doanh
|
BLD-QT-05-BM01
|
|
|
03
|
Trưởng phòng Kinh Doanh
|
BLD-QT-05-BM01
|
|
|
04
|
Ban kiểm Tra.
Phòng HC-NS.
Phòng KCS.
|
BLD-QT-05-BM02
|
|
|
05
|
Trưởng Ban kiểm Tra.
|
BLD-QT-05-BM02
|
|
|
06
|
Phòng HC-NS.
Phòng KCS.
Các phòng ban.
Các xưởng.
|
BLD-QT-05-BM02
|
|
|
07
|
Trưởng ban Kiểm Tra.
|
BLD-QT-05-BM02
|
|
|
08
|
Phòng HC-NS.
Phòng KCS.
Phòng ban liên quan.
|
|
|
|
09
|
Phòng Kinh Doanh.
Ban kiểm tra.
Phòng ban liên quan.
|
BLD-QT-05-BM02
|
|
|
10
|
Ban giám đốc.
|
BLD-QT-05-BM02
|
|
|
11
|
Ban kiểm Tra.
|
Tất
cả tài liệu, biểu mẫu.
|
II.
DIỄN GIẢI QUY TRÌNH:
1. Nhận
yêu cầu kiểm định của khách hàng (Bước 1).
-
Khi
nhận được yêu cầu kiểm định của khách hàng phòng kinh doanh phải liên hệ với
khách hàng để nắm bắt yêu cầu cụ thể của khách hàng về nội dung kiểm định.
2. Xử
lý thông tin (Bước 2):(BLD-QT-05-BM01).
-
Phòng
kinh doanh liên hệ với khách hàng để nắm bắt tất cả các thông tin lên quan đến
yêu cầu kiểm định của khách hàng: Khách hàng kiểm định, đơn vị kiểm định, lần
kiểm định, nội dung kiểm định, thời gian kiểm định
3. Duyệt
thông tin (Bước 3).
-
Trưởng
phòng Kinh Doanh xác nhận về tất cả các thông tin liên quan đến yêu cầu khách
hàng.
4. Lập
kế hoạch hành động tổ chức thực hiện (Bước 4): (BLD-QT-05-BM02).
-
Nhận
thông tin yêu cầu kiểm định của khách hàng từ phòng Kinh Doanh.
-
Đối
với kiểm định lần đầu Phòng HC-NS chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết chương
trình hành động , Trách Nhiệm Xã Hội, An Ninh. Còn phòng KCS chịu trách nhiệm
lên kế hoạch chi tiết cho hành động về chất lượng theo các tiêu chuẩn yêu cầu
của từng khách hàng.
-
Đối
với kiểm định khắc phục: phòng HC-NS và phòng KCS chịu trách nhiệm rà soát,
kiểm tra lại việc thực hiện các hành động khắc phục của lần kiểm định trước; Đề
xuất phương án giải quyết cho BGĐ đối với các điểm chưa khắc phục.
5. Duyệt
kế hoạch hành động (Bước 5) .
-
Sau
khi lập xong kế hoạch hành động, phòng NS, KCS nộp về cho Trưởng Ban Kiểm Tra
duyệt và triển khai theo dõi chương trình hành động của toàn Công ty.
6. Triển
khai thực hiện kế hoạch (Bước 6). (BLD-QT-05-BM02).
-
Sau
khi thống nhất duyệt xong kế hoạch hành động, Ban Kiểm Tra triệu tập tất cả Trưởng
các phòng ban liên quan họp triển khai cam kết thực hiện.
-
Phòng
NS, KCS chịu trách nhiệm liệt kê, lập tất cả các công việc và yêu cầu tất cả
các phòng ban liên quan cùng phối hợp thực hiện theo kế hoạch được duyệt.
-
Trong
quá trình thực hiện, các Trưởng bộ phận liên quan thực hiện và gửi kết quả thực
hiện về cho các phó ban để cập nhật và nghiệm thu thực hiện.
-
Các
bộ phận chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc đánh giá; Trưởng bộ phận
hoặc người được chỉ định phải đảm bảo việc tiếp đoàn đánh giá theo thời gian,
nội dung đã được thông báo.
v
Hàng quý vào tuần cuối cùng, Ban
kiểm tra họp định kỳ để lên kế hoạch kiểm tra nhằm đảm bảo tất cả các phòng
ban, phân xưởng vẫn duy trì thực hiện tốt những tiêu chuẩn đã đạt được và khắc
phục nhưng điểm không phù hợp mới phát sinh.
7. Duyệt
theo dõi thực hiện, khắc phục cải tiến (Bước 7).
-
Sau
khi nhận báo cáo thực hiện khắc phục theo tiêu chuẩn khách hàng yêu cầu, Ban
Kiểm Tra họp phân công tiếp đoàn kiểm định.
-
Trước
một ngày theo kế hoạch kiểm định của khách hang, Ban Kiểm Tra rà soát, đánh giá
lại toàn bộ việc thực hiện của các bộ phận lần cuối về các tiêu chuẩn, hồ sơ tài
liệu chứng minh để chuẩn bị tiếp đoàn kiểm định được nhanh chóng và chuyên
nghiệp.
8. Tiếp
đoàn kiểm định (Bước 8).
-
Phòng
HC-NS chuẩn bị mọi điều kiện về phòng họp, trang thiết bị họp, phân công người
phụ trách tiếp đón, hướng dẫn đoàn, photo, in ấn tài liệu theo yêu cầu của
khách hàng, nước uống, nơi ăn ở, xe đưa đón đoàn… nhằm đảm bảo cho cuộc kiểm
tra được thuận lợi nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiệu quả.
-
Các
phòng ban, phân xưởng cử nhân viên chuyên môn liên quan đến những yêu cầu về tiêu
chuẩn của khách hàng tập trung về phòng họp để nắm bắt nội dung, yêu cầu của
khách hàng và trả lời giải thích khi khách hàng yêu cầu.
9. Báo
cáo kết quả và hướng khắc phục (Bước 9):(BLD-QT-05-BM02).
-
Phòng
kinh doanh có trách nhiệm nhận kết quả kiểm tra từ khách hang, dịch và gửi cho
Trưởng Ban kiểm tra.
10. Duyệt
kết quả audit (Bước 10).
-
Trưởng
Ban Kiểm Tra có trách nhiệm tập hợp báo cáo những điểm không phù hợp, họp với Trưởng
các phòng ban để đưa ra biệt pháp khắc phục, trình Ban Giám Đốc duyệt và triển
khai khắc phục theo yêu cầu của khách hàng.
11. Lưu
kết quả (Bước 11).
-
Phòng
NS có trách nhiệm lưu kết quả lần kiểm định của khách hàng phối hợp cùng ban
Kiểm tra theo dõi việc khắc phục và duy trì các tiêu chuẩn theo kế hoạch kiểm
tra hằng quý.
III.
CÁC ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH:
1. Quy trình lập là một văn bản pháp
quy của Công Ty nhằm mục đích xây dựng môi trường lao động công bằng, năng
động, sáng tạo, khuyến khích tinh thần làm việc nổ lực thi đua lao động sản
xuất của CBCNV toàn công ty.
2. Trong quá trình vận hành áp dụng,
để quy trình này luôn phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh của Công Ty qua
từng giai đoạn phát triển, quy trình sẽ được sửa đổi bổ sung bằng văn bản theo
ý kiến đóng góp của các đơn vị và toàn thể CBCNV.
|
PHÊ DUYỆT
|
XEM XÉT
|
SOẠN THẢO
|
|
|
|
|
|
___/___/_____
|
___/___/_____
|
___/___/_____
|
