QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI SẢN, TRANG THIẾT BỊ

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI SẢN, TRANG THIẾT BỊ

(Ban hành theo Quyết định số ……/2011 /QĐ-   ngày … tháng …  năm 2011 của Tổng Giám Đốc Công ty CP TM-SX)

CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích, yêu cầu

Văn bản này quy định chi tiết quy trình mua sắm và quản lý tài sản theo phương thức tập trung từ khâu mua sắm, sử dụng, sửa chữa đến thanh lý tài sản nhằm:

1. Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí;

2. Bảo đảm tài sản được trang bị đồng bộ, hiện đại phù hợp với yêu cầu, nội dung  hoạt động và kế hoạch ngân sách hàng năm của Công ty;

3. Bảo đảm công khai, minh bạch trong mua sắm, trang bị và sử dụng tài sản tại Công ty   ;

Điều 2. Nguyên tắc

1. Phù hợp với kế hoạch ngân sách hàng năm của Công ty.  Trường hợp đặc biệt phải có sự phê chuẩn của Tổng Giám Đốc hoặc Hội Đồng Quản Trị.

2. Thực hiện đúng các quy định về đấu thầu, chào giá cạnh tranh trong việc mua sắm, trang bị tài sản, về quản lý và sử dụng tài sản.

3. Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính, quản lý tài sản   Công ty; đồng thời thực hiện các quy định về công khai, minh bạch trong mua sắm, quản lý tài sản.

Điều 3. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Tất cả các đơn vị và cán bộ nhân viên Công ty đều phải nghiêm chỉnh chấp hành những quy định tại Quy định này.

Điều 4. Nội dung mua sắm tài sản

1. Nội dung mua sắm tài sản của Công ty (gọi tắt là tài sản) bao gồm:

1.1. Trang thiết bị, phương tiện làm việc của đơn vị và CBNV đơn vị (bao gồm cả các sản phẩm công nghệ thông tin gồm máy móc, thiết bị, phụ kiện, phần mềm,…);

1.2. Vật tư, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thường xuyên của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;

1.3. Máy móc, trang thiết bị phục vụ sản xuất, thi công, cho công tác chuyên môn, phục vụ an toàn lao động, bộ phận phòng cháy, chữa cháy;

1.4. Phương tiện vận chuyển: ô tô, xe máy,….

1.5. Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, văn hoá phẩm, sách, tài liệu, phim ảnh và các sản phẩm khác để tuyên truyền, quảng bá và phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ;

1.6. Các loại tài sản khác (nếu có)

2. Nguồn kinh phí mua sắm tài sản

Nguồn kinh phí thực hiện mua sắm tài sản bao gồm:

2.1. Kinh phí ngân sách mua sắm tài sản hàng năm của Công ty

2.2. Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ phúc lợi của Công ty;

2.3. Nguồn thu từ bán thanh lý tài sản.

2.4. Nguồn viện trợ, tài trợ do Công ty quản lý (trừ trường hợp phải mua sắm      theo yêu cầu của nhà tài trợ);

2.5. Nguồn thu hợp pháp khác theo quy định (nếu có).

CHƯƠNG II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC MUA SẮM VÀ QUẢN LÝ TÀI SẢN

 Điều 5. Lập kế hoạch mua sắm

Căn cứ chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản do Công ty quy định; nhu cầu thực tế và đề nghị của các bộ phận, bộ phận HCQT, lập và được HĐQT và Ban Giám Đốc phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị, tài sản hàng năm cho Công ty  (số lượng, chủng loại tài sản, dự toán, nguồn kinh phí, …).

Trường hợp mua sắm đột xuất (không có trong kế hoạch mua sắm hàng năm): bộ phận có nhu cầu trang cấp tài sản làm đề nghị (Mẫu: HCQT-M013) trình HĐQT hoặc Tổng Giám Đốc, phê duyệt tuỳ theo giá trị tài sản và điều lệ Công ty.

Điều 6. Quy trình thực hiện mua sắm tài sản và quản lý tài sản

1. Xây dựng phương án mua sắm tài sản.

Căn cứ kế hoạch mua sắm tài sản được phê duyệt nêu tại Điều 5, bộ phận được giao chủ trì phối hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng phương án mua sắm tài sản.

Kế hoạch mua sắm tài sản (Mẫu: HCQT-M14) bao gồm những nội dung sau:

1.1   Mục đích sử dụng, và thời gian sử dụng.

1.2. Chủng loại, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật tài sản:

- Việc xác định số lượng, chủng loại phải phù hợp với chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng theo quy định của nhà nước và của Công ty.

- Đối với tài sản, hàng hoá có yêu cầu kỹ thuật cao, trang bị đồng bộ, hiện đại, phải có văn bản tham khảo hoặc văn bản trực tiếp của các Công ty, đơn vị chuyên môn có liên quan khi trình duyệt.

- Trường hợp mua tài sản đã qua sử dụng phải được các bộ phận chuyên môn đánh giá thẩm định lại chất lượng và tuổi thọ sử dụng phù hợp với yêu cầu sử dụng theo mẫu HCQT-M15

1.2. Yêu cầu về chế độ bảo hành, bảo trì sản phẩm của nhà cung cấp.

1.3. Phương án giá và hình thức mua sắm đối với từng loại tài sản: Tuỳ theo tính chất tài sản cần mua sắm (tài sản mới, tài sản để thay thế tài sản hỏng; mua sắm phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động thường xuyên), được áp dụng một trong các phương án lựa chọn giá và hình thức mua sắm như sau:

- Nếu tài sản có giá trị từ 100.000.000đ trở lên: Tuỳ từng trường hợp cụ thể, áp dụng một trong các hình thức mua sắm: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp hoặc chào hàng cạnh tranh.

- Nếu tài sản có giá trị từ 30.000.000đ đến dưới 100.000.000đ: Áp dụng hình thức lấy báo giá của ít nhất 5 (năm) đơn vị cung cấp khác nhau, có uy tín, năng lực, kinh nghiệm (báo giá trực tiếp, bằng fax, internet hoặc qua đường bưu điện) để lựa chọn đơn vị cung cấp tốt nhất về chất lượng, giá cả, bảo hành,...

- Nếu tài sản có giá trị từ 10.000.000 đến dưới 30.000.000đ Áp dụng hình thức lấy báo giá của ít nhất 3 (ba) đơn vị cung cấp khác nhau, có uy tín, năng lực, kinh nghiệm để lựa chọn.

- Nếu tài sản có giá trị dưới 10.000.000đ: Đề xuất 2 (hai) đơn vị cung cấp có uy tín, đảm bảo chất lượng, tiết kiệm.

1.4. Dự kiến thời gian tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa;

1.5 Hiệu quả sử dụng.

2.  Thời gian, phương thức thanh toán và những vấn đề khác có liên quan (nếu có).

Đối với các nội dung cần có ý kiến thẩm định (về dự toán chi phí, nguồn kinh phí, hình thức mua sắm, phương thức thanh toán): Bộ phận đề nghị/trình cần chuyển cho bộ phận HCQT trước thời gian bắt đầu thực hiện ít nhất 03 ngày với các nội dung có tổng chi phí dưới 10 triệu đồng (trường hợp 01). ít nhất 05 ngày với nội dung có tổng chi phí từ 10 triệu đồng đến dưới 30 triệu (trường hợp 02). ít nhất 10 ngày với nội dung có tổng chi phí từ 30 triệu đồng đến dưới 100 triệu (trường hợp 3) ít nhất 30 ngày với nội dung có tổng chi phí từ 100 triệu đồng trở lên (trường hợp 04). (trừ trường hợp khẩn, gấp). Bộ phận chuyên môn thẩm định và chuyển lại đơn vị xin ý kiến trong vòng 05 ngày đối với trường hợp 1 và 2 . đối với trường hợp 3 và 4 trong vòng 10 ngày.

2. Tổ chức mua sắm, nghiệm thu, bàn giao tài sản.

2.1. Bộ phận HCQT có trách nhiệm tổ chức triển khai mua sắm tài sản sau khi phương án được phê duyệt; nghiệm thu, bàn giao tài sản (bao gồm cả tài sản được điều chuyển, tài trợ) cho các đơn vị, cá nhân được giao quản lý, sử dụng tài sản và lập Biên bản bàn giao theo Mẫu: HCQT-M016.

2.2. Bộ phận HCQT: Sau khi nhận được biên bản bàn giao tài sản, lập phiếu nhập/xuất kho, dán mã tài sản và lập sổ theo dõi đúng quy định.

3. Tiếp nhận và sử dụng tài sản

Các bộ phận, cá nhân được giao quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý, sử dụng tài sản được trang bị theo đúng chế độ quy định và quy hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.

4. Giải quyết sự cố, hỏng hóc tài sản.

Trong quá trình sử dụng, nếu tài sản có sự cố, hỏng hóc (không do lỗi của người sử dụng), người sử dụng làm đề nghị (Mẫu: HCQT-M017) chuyển bộ phận HCQT giải quyết:

4.1. Trường hợp tài sản còn thời hạn bảo hành, bộ phận HCQT yêu cầu nhà cung cấp thực hiện nghĩa vụ bảo hành, bảo trì theo đúng hợp đồng đã ký kết;

4.2. Trường hợp tài sản hết thời hạn bảo hành, bộ phận HCQT trình ban giám đốc phê duyệt phương án giải quyết sự cố tài sản.

4.3. Trường hợp tài sản hỏng do lỗi của người sử dụng, bộ phận HCQT lập biên bản sự việc theo mẫu: HCQT-M010 và trình ban Giám Đốc yêu cầu người sử dụng phải bồi thường thiệt hại theo đúng quy định.

5. Sửa chữa thường xuyên tài sản.

Đối với những tài sản có giá trị lớn, đòi hỏi phải duy tu, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ (ôtô, máy tính, điều hoà,…), bộ phận HCQT chủ trì phối hợp các bộ phận ban liên quan  lập phương án và tổ chức thực hiện sau khi phương án được ban Giám Đốc phê duyệt. Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng tài sản được thực hiện theo phương án nêu tại Khoản 1 Điều 6.

6. Thanh lý tài sản

Đối với những tài sản hư hỏng không còn khả năng sử dụng hoặc những tài sản nếu tiếp tục sử dụng phải chi phí sửa chữa quá lớn sẽ được tiến hành thanh lý theo theo đúng quy định hiện hành, gồm các bước:

6.1. Tổng hợp danh mục tài sản cần thanh lý

Tổ Kiểm kê, do ban Giám Đốc chỉ định thành lập, thực hiện kiểm kê, tổng hợp và báo cáo danh mục tài sản cần thanh lý kèm theo hồ sơ theo dõi, quản lý đối với từng tài sản (Hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản sửa chữa,...)

6.2. Thẩm định chất lượng hoặc đánh giá lại tài sản cần thanh lý:

Hội đồng Thanh lý tài sản, thực hiện việc thẩm định, đánh giá lại tài sản theo đúng quy định hiện hành (đối với những tài sản là xe ôtô, các thiết bị kiểm nghiệm đồng bộ phải do đơn vị có chức năng thẩm định chất lượng thực hiện) và lập Biên bản đánh giá lại tài sản cần thanh lý.

            6.3. Trình hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản .

            Hội đồng thanh lý tài sản lập Hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản báo cáo ban Giám Đốc phê duyệt, bao gồm:

- Văn bản đề nghị thanh lý tài sản

      - Danh mục tài sản cần thanh lý  

      - Biên bản đánh giá lại tài sản cần thanh lý

- Biên bản thẩm định chất lượng tài sản (nếu tài sản cần thanh lý là xe ôtô, các thiết bị kiểm nghiệm đồng bộ)

6.4. Tổ chức bán thanh lý tài sản

Hội đồng thanh lý tài sản tổ chức bán tài sản thanh lý hoặc huỷ tài sản (nếu có) sau khi có chấp thuận của ban giám đốc và những tài sản được phê duyệt thanh lý : Thông báo bán tài sản, tổ chức buổi bán tài sản thanh lý, lập hoá đơn,...

6.5. Báo cáo kết quả thanh lý tài sản

            Ngay sau khi việc bán tài sản thanh lý kết thúc, Bộ phận HCQT chủ trì làm báo cáo kết quả thực hiện thanh lý tài sản và thực hiện ghi giảm tài sản theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.

CHƯƠNG III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Trách nhiệm thực hiện

1. Trưởng các bộ phận: phổ biến, tổ chức thực hiện Quy định này;

2. Bộ phận Hành Chính Quản Trị:

- Theo dõi và hướng dẫn các bộ phận và cá nhân thực hiện đúng Quy định này ;

- Tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa theo quy định tại Quy định này;

- Chịu sự kiểm tra, giám sát của  Ban Giám Đốc và Ban kiềm soát Công ty.

- Thực hiện công khai quy trình, kết quả mua sắm theo quy định

Điều 8. Xử lý vi phạm

Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định về mua sắm tài sản, hàng hoá theo quy định tại Quy định này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự  theo quy định của pháp luật; trường hợp gây thiệt hại về vật chất thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Bổ sung, sửa đổi Quy định

Trong quá trình thực hiện quy định này, nếu có vấn đề phát sinh hoặc vướng mắc, các đơn vị báo cáo, đề xuất về  bộ phận HCQT để tổng hợp trình ban giám đốc xem xét và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.