Quy trình kiểm định nhà máy (audit)

I.     

I.       LƯU ĐỒ QUY TRÌNH:

BƯỚC	TRÁCH NHIỆM	LƯU ĐỒ	T. LIỆU / B. MẪU
01	Phòng Kinh Doanh		Theo yêu cầu của khách hàng.
02	Phòng Kinh Doanh		BLD-QT-05-BM01
03	Trưởng phòng Kinh Doanh		BLD-QT-05-BM01
04	Ban kiểm Tra. Phòng HC-NS. Phòng KCS.		BLD-QT-05-BM02
05	Trưởng Ban kiểm Tra.		BLD-QT-05-BM02
06	Phòng HC-NS. Phòng KCS. Các phòng ban. Các xưởng.		BLD-QT-05-BM02
07	Trưởng ban Kiểm Tra.		BLD-QT-05-BM02
08	Phòng HC-NS. Phòng KCS. Phòng ban liên quan.
09	Phòng Kinh Doanh. Ban kiểm tra. Phòng ban liên quan.		BLD-QT-05-BM02
10	Ban giám đốc.		BLD-QT-05-BM02
11	Ban kiểm Tra.		Tất cả tài liệu, biểu mẫu.

II.    DIỄN GIẢI QUY TRÌNH:

1.      Nhận yêu cầu kiểm định của khách hàng (Bước 1).

-          Khi nhận được yêu cầu kiểm định của khách hàng phòng kinh doanh phải liên hệ với khách hàng để nắm bắt yêu cầu cụ thể của khách hàng về nội dung kiểm định.

2.      Xử lý thông tin (Bước 2):(BLD-QT-05-BM01).

-          Phòng kinh doanh liên hệ với khách hàng để nắm bắt tất cả các thông tin lên quan đến yêu cầu kiểm định của khách hàng: Khách hàng kiểm định, đơn vị kiểm định, lần kiểm định, nội dung kiểm định, thời gian kiểm định

3.      Duyệt thông tin (Bước 3).

-          Trưởng phòng Kinh Doanh xác nhận về tất cả các thông tin liên quan đến yêu cầu khách hàng.

4.      Lập kế hoạch hành động tổ chức thực hiện (Bước 4): (BLD-QT-05-BM02).

-          Nhận thông tin yêu cầu kiểm định của khách hàng từ phòng Kinh Doanh.

-          Đối với kiểm định lần đầu Phòng HC-NS chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết chương trình hành động , Trách Nhiệm Xã Hội, An Ninh. Còn phòng KCS chịu trách nhiệm lên kế hoạch chi tiết cho hành động về chất lượng theo các tiêu chuẩn yêu cầu của từng khách hàng.

-          Đối với kiểm định khắc phục: phòng HC-NS và phòng KCS chịu trách nhiệm rà soát, kiểm tra lại việc thực hiện các hành động khắc phục của lần kiểm định trước; Đề xuất phương án giải quyết cho BGĐ đối với các điểm chưa khắc phục.

5.      Duyệt kế hoạch hành động (Bước 5) .

-          Sau khi lập xong kế hoạch hành động, phòng NS, KCS nộp về cho Trưởng Ban Kiểm Tra duyệt và triển khai theo dõi chương trình hành động của toàn Công ty.

6.      Triển khai thực hiện kế hoạch (Bước 6). (BLD-QT-05-BM02).

-          Sau khi thống nhất duyệt xong kế hoạch hành động, Ban Kiểm Tra triệu tập tất cả Trưởng các phòng ban liên quan họp triển khai cam kết thực hiện.

-          Phòng NS, KCS chịu trách nhiệm liệt kê, lập tất cả các công việc và yêu cầu tất cả các phòng ban liên quan cùng phối hợp thực hiện theo kế hoạch được duyệt.

-          Trong quá trình thực hiện, các Trưởng bộ phận liên quan thực hiện và gửi kết quả thực hiện về cho các phó ban để cập nhật và nghiệm thu thực hiện.

-          Các bộ phận chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc đánh giá; Trưởng bộ phận hoặc người được chỉ định phải đảm bảo việc tiếp đoàn đánh giá theo thời gian, nội dung đã được thông báo.

v  Hàng quý vào tuần cuối cùng, Ban kiểm tra họp định kỳ để lên kế hoạch kiểm tra nhằm đảm bảo tất cả các phòng ban, phân xưởng vẫn duy trì thực hiện tốt những tiêu chuẩn đã đạt được và khắc phục nhưng điểm không phù hợp mới phát sinh.

7.      Duyệt theo dõi thực hiện, khắc phục cải tiến (Bước 7).

-          Sau khi nhận báo cáo thực hiện khắc phục theo tiêu chuẩn khách hàng yêu cầu, Ban Kiểm Tra họp phân công tiếp đoàn kiểm định.

-          Trước một ngày theo kế hoạch kiểm định của khách hang, Ban Kiểm Tra rà soát, đánh giá lại toàn bộ việc thực hiện của các bộ phận lần cuối về các tiêu chuẩn, hồ sơ tài liệu chứng minh để chuẩn bị tiếp đoàn kiểm định được nhanh chóng và chuyên nghiệp.

8.      Tiếp đoàn kiểm định (Bước 8).

-          Phòng HC-NS chuẩn bị mọi điều kiện về phòng họp, trang thiết bị họp, phân công người phụ trách tiếp đón, hướng dẫn đoàn, photo, in ấn tài liệu theo yêu cầu của khách hàng, nước uống, nơi ăn ở, xe đưa đón đoàn… nhằm đảm bảo cho cuộc kiểm tra được thuận lợi nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiệu quả.

-          Các phòng ban, phân xưởng cử nhân viên chuyên môn liên quan đến những yêu cầu về tiêu chuẩn của khách hàng tập trung về phòng họp để nắm bắt nội dung, yêu cầu của khách hàng và trả lời giải thích khi khách hàng yêu cầu.

9.      Báo cáo kết quả và hướng khắc phục (Bước 9):(BLD-QT-05-BM02).

-          Phòng kinh doanh có trách nhiệm nhận kết quả kiểm tra từ khách hang, dịch và gửi cho Trưởng Ban kiểm tra.

10.  Duyệt kết quả audit (Bước 10).

-          Trưởng Ban Kiểm Tra có trách nhiệm tập hợp báo cáo những điểm không phù hợp, họp với Trưởng các phòng ban để đưa ra biệt pháp khắc phục, trình Ban Giám Đốc duyệt và triển khai khắc phục theo yêu cầu của khách hàng.

11.  Lưu kết quả (Bước 11).

-          Phòng NS có trách nhiệm lưu kết quả lần kiểm định của khách hàng phối hợp cùng ban Kiểm tra theo dõi việc khắc phục và duy trì các tiêu chuẩn theo kế hoạch kiểm tra hằng quý.

III.                CÁC ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

1.      Quy trình lập là một văn bản pháp quy của Công Ty nhằm mục đích xây dựng môi trường lao động công bằng, năng động, sáng tạo, khuyến khích tinh thần làm việc nổ lực thi đua lao động sản xuất của CBCNV toàn công ty.

2.      Trong quá trình vận hành áp dụng, để quy trình này luôn phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh của Công Ty qua từng giai đoạn phát triển, quy trình sẽ được sửa đổi bổ sung bằng văn bản theo ý kiến đóng góp của các đơn vị và toàn thể CBCNV.

PHÊ DUYỆT	XEM XÉT	SOẠN THẢO
___/___/_____	___/___/_____	___/___/_____