QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC KHIẾU NẠI TỐ CÁO

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC KHIẾU NẠI TỐ CÁO

(Ban hành theo Quyết định số ……/2011 /QĐ-   ngày … tháng …  năm 2011 của Tổng Giám Đốc Công ty CP TM-SX )

I/ MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU:

-         Xác định cách thức xử lý các khiếu nại của CB-CNV công ty.

II/ PHẠM VI:

-         Áp dụng cho toàn bộ CB-CNV toàn công ty.

III/ ĐỊNH NGHĨA:

-         Người khiến nại, tố cáo gọi chung là người khiếu nại

IV/ NỘI DUNG:

Thẩm quyền

-         Đơn vị nào ra quyết định thì đơn vị đó chịu trách nhiệm giải quyết khiếu nại của nhân viên đầu tiên.

-         Trường hợp người có trách nhiệm không giải quyết thì gửi khiếu nại, tố cáo lên cấp tiếp theo. Thẩm quyền giải quyết cấp cao nhất đối với các khiếu nại, tố cáo về chuyên môn là Trưởng của bộ phận đó.

-         Nếu cấp Trưởng bộ phận chuyên môn các bộ phận không giải quyết thì gửi phiếu khiếu nại, tố cáo đến phòng HCQT.

-         Tồng Giám đốc công ty là người có thẩm quyền cuối cùng trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công ty.

1.      Trình tự giải quyết khiếu nại.

a.      Viết đơn:

-         Người muốn khiếu nại phải gửi đơn đề nghị theo mẫu: HCQT-M004 cho cấp có thẩm quyền phê duyệt.

b.      Nhận đơn.

-         Người nhận đơn phải xem xét nội dung đơn, nếu không đúng thẩm quyền giải quyết thì giải thích và hướng dẫn cho người khiếu nại biết.

-         Nếu đúng thẩm quyền thì kiểm tra các loại tài liệu, hồ sơ kèm theo, nếu đúng theo quy định thì viết giấy biên nhận hồ sơ theo mẫu: HCQT-M006.

-         Sau khi tiếp người khiếu nại xong, người tiếp nhận phải theo dõi để xử lý đúng hẹn ghi trên giấy.

c.      Trả lời thời gian giải quyết

-         Sau khi xem xét toàn bộ nội dung, người nhận đơn phải trả lời thời gian giải quyết cho người khiếu nại biết

-         Trường hợp bộ phận đó tự giải quyết được thì thời gian trả lời không quá 3 ngày.

-         Trường hợp bộ phận đó không thể tự giải quyết được thì thời gian trả lời không quá 5 ngày.

d.      Xử lý khiếu nại

-         Người có thẩm quyền xử lý khiếu nại phải có trách nhiệm giải quyết theo thời hạn giải quyết trên đây.

-         Trong trường hợp cần phải có hội đồng để giải quyết khiếu nại thì phải lập biên bản cuộc họp hội đồng theo mẫu: HCQT-M001.

e.      Ra quyết định xử lý

-         Việc xử lý khiếu nại có thể thông qua thông tin trực tiếp, thông tin bằng văn bản hoặc ra quyết định xử lý.

-         Trường hợp ra quyết định xử lý thì thực hiện theo mẫu quyết định chung.

f.       Khiếu nại vượt cấp.

-         Khi nhận được khiếu nại vượt cấp thì người nhận được khiếu nại phải giải thích cho người khiếu nại đúng các thủ tục, quy trình trên đây.

-         Nếu sau thời hạn giải quyết mà người có thẩm quyền không giải quyết hoặc người khiếu nại không đồng ý với cách giải quyết thì có thể khiếu nại lên cấp tiếp theo.

V/ Bổ sung, sửa đổi Quy định

Trong quá trình thực hiện quy định này, nếu có vấn đề phát sinh hoặc vướng mắc, các đơn vị báo cáo, đề xuất về  phòng HCQT để tổng hợp trình ban giám đốc xem xét và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.